Une planification stratégique en gestion des actifs satisfaisante 

Tous les gestionnaires d’actifs, quelles que soient les industries, vivent sensiblement les mêmes enjeux et les mêmes frustrations lorsque vient le temps de définir leur plan stratégique en gestion des actifs. Les embuches de l’exercice sont fréquentes et importantes.  

Une des principales difficultés pour produire un plan stratégique en gestion des actifs est de récupérer toutes les données disponibles pour connaître l’état des actifs, les actions prises, les budgets dépensés, la vie résiduelle d’actifs et autres.  

Pour ce faire, il est nécessaire de retrouver et lire tous les volumineux rapports d’inspections PDF, de récupérer les données des actifs de différents logiciels, de vérifier les bons de travail de la GMAO et des travaux qui ont été complétés au courant de l’année. Ces données se trouvent à plusieurs endroits plus ou moins accessibles et manquent assurément d’uniformité. Les informations cruciales ne sont pas toutes numérisées, elles se trouvent parfois dans la tête d’expert, d’opérateur d’équipement ou de personnel de maintenance. Il faut ainsi se lancer dans une enquête par entrevues.  

Même si les gestionnaires d’actifs récupèrent une bonne partie des rapports et des informations connues, le travail d’analyse n’est pas plus simple. Entrecouper les données récupérées est une épreuve fastidieuse. Les méthodes employées pour produire les rapports d’inspection varient et les données récoltées sont parfois incomparables d’une année à l’autre. Il n’est pas certain que les données cumulées soient les bonnes. D’autant plus que ces rapports offrent une observation d’une situation sans aucun avis permettant de planifier la fin de vie des actifs adéquatement.  

Ce processus peut prendre plusieurs semaines. Il s’agit d’une activité routinière et sans valeur qui monopolise les gestionnaires d’actifs plus de 200 heures par année sans toutefois ajouter aucune valeur au plan. La majeure partie du temps est dédiée à classer, centraliser, numériser et structurer des documents plutôt qu’à trouver des solutions rentables et pérennes pour l’organisation. Une planification stratégique en gestion des actifs est exigeante, complexe et fastidieuse. Le plus surprenant est que l’exercice revient chaque année à la même période et le sentiment lors de la remise est souvent le même : insatisfaction du travail remis par manque de temps, frustration en raison d’un manque de justification des décisions et démotivation sachant très bien que le plan ne tiendra pas l’année. 

En bout de piste, la différence entre une bonne et une mauvaise planification stratégique est l’adhérence au plan à la fin de l’année. Trop souvent, les entreprises préparent un plan de projets capitalisables qui ne tient pas 12 mois en raison d’urgences grugeant l’entièreté du budget. Faut-il rappeler qu’une urgence coute entre 6 à 10 fois plus cher que des travaux planifiés? 

L’objectif d’une saine gestion d’actifs est d'intervenir adéquatement sur un actif avant que ce dernier crée un arrêt de production imprévu. La gestion d’urgences ne peut être considérée comme de la gestion d’actifs. 

La priorisation selon le risque 

Au cours d’une année, l’attention et l’énergie des équipes de maintenance se portent majoritairement sur les équipements de production. Cela est tout à fait normal, ces actifs sont critiques à la réalisation du procédé, ils génèrent les revenus et demandent des maintenances plus fréquentes. Toutefois, connaitre l’état des infrastructures ou des actifs auxiliaires à la production, comme certains les appellent, est aussi important que de connaitre l’état des équipements de production. Sans les bâtiments, les routes, les installations électriques, les réservoirs, les vaisseaux sous pression, les tuyauteries, les cheminées, les concentrateurs, etc., la production est impossible. Des événements comme des fuites des silos qui contaminent les eaux et les sols, des bris d’aqueduc, des toitures qui s’effondrent et des courroies de convoyeurs qui prennent en feu surviennent assez fréquemment. Les bris sont assurément moins fréquents sur les infrastructures, mais lorsqu’il y a un bris, le temps d’arrêt est généralement beaucoup plus long et plus couteux.  

Il est important d’avoir une visibilité sur l’ensemble du parc d’actifs, afin de prioriser les interventions selon les risques réels pour l’organisation.  

Ne pas connaitre la santé de ses actifs 

Les urgences sont assurément très problématiques pour les organisations. Elles coutent très cher. Voici un exemple dont nous avons modifié certains aspects afin que les personnes ne puissent pas se reconnaitre. Cette histoire n’est malheureusement pas isolée.  

Comme toutes les organisations à chaque année, les gestionnaires d’actifs et les directeurs d’ingénierie des usines se présentent au siège social à New York. Il s’agit de l’occasion pour présenter les projets trois ans et les priorités budgétaires pour la prochaine année. Tout se déroule pour le mieux. 

À son retour, le directeur d’une des usines reçoit la mauvaise nouvelle que le réservoir le plus critique du site fuit. À la suite des analyses d’une firme externe spécialisée, le constat est fatal, le réservoir est en fin de vie. Il faut le remplacer.  

Ce réservoir n’était pas dans les cartons pour les projets CAPEX de l’année. Il n’était pas non plus dans les projets à moyen terme. Une urgence qui a ralenti la production et qui a couté plus de 6M$ d’argent imprévu. Les questions des hauts dirigeants étaient rudes et désagréables. D'autant plus que le rapport d’expert indiquait que le bris était évitable. Les directeurs imputables et les responsables de l’intégrité des actifs ont eu la vie dure. Ce sont des événements qui marquent une carrière.  

Tout était dans les différents rapports de plus de 400 pages. Les responsables auraient pu le voir venir. La dernière inspection datait de presque 5 ans. À ce moment, l’actif ne constituait pas un risque majeur. La firme d’inspection l’avait classé conforme. Étant donné que les personnes responsables ont changé depuis cette inspection, les informations sur les défauts observés et les données d’analyse se sont mal transmises en raison d’un mauvais système de suivi. Il aurait fallu que les nouveaux professionnels en intégrité lisent tous les rapports du passé et évaluent la courbe de détérioration de l’actif pour prévenir ce qui allait se produire. Ce temps d’étude est impossible à prendre dans la réalité de l’industrie métallurgique.  

Il s’agit ici d’un excellent exemple du manque de centralisation et de structuration des données d’actifs en fonction du risque.  

Utiliser Stelar pour améliorer la planification stratégique 

Le processus de conception d’un plan stratégique en gestion des actifs ne devrait pas être aussi ardu avec les bonnes méthodes et les bons outils. Nous avons demandé à certains de nos clients comment ils utilisent Stelar pour faciliter leur planification stratégique maintenant qu’ils ont l’outil.  

Voici les principaux points d’intérêts que nous avons récoltés : 

L’outil me permet de standardiser les inspections à l’interne comme à l’externe. Trop souvent les rapports d’inspection sont différents d’une personne ou d’une firme à l’autre.  Il était parfois impossible de comparer les données. C'était tellement frustrant! 

• Tous les jours, il y a de nouvelles observations sur différents éléments.  Des informations pertinentes se cumulent via les formulaires de l’application mobile à tous les jours pour nourrir ma prochaine planification. 
• Je demande aux firmes d’ingénierie de bâtir les plans d’intervention structurés dans Stelar afin que des sous-traitants en inspection puissent collecter des données comparables selon notre méthodologie de travail. 
• Je peux maintenant voir la santé des actifs selon notre matrice des risques et voir le détail de toute la sévérité de tous les défauts relevés.  
• Je retrouve toutes les  informations et tous les documents centralisés par actif.
• Puisque les interventions recommandées par notre équipe et les firmes extérieures sont toutes réunies par projet dans la plateforme, je suis maintenant capable de calculer leur cout.
• Je peux suivre l’avancement des inspections et des réparations au quotidien.
• L’outil me permet de voir l’ensemble des risques de l’entreprise en un seul coup d’œil et de creuser mon analyse jusqu’aux composantes d’actif isolé.
• Je peux évaluer facilement où mes actifs en sont dans leur cycle de vie.
• J’évalue mes alertes afin de prévoir si je peux potentiellement avoir de mauvaises surprises dans les mois ou années à venir. 
• J’économise du temps, je peux me concentrer sur la recherche de solutions. Je suis beaucoup plus motivé par cette partie de mon travail.
• Il est beaucoup plus facile pour moi de justifier mes demandes auprès des supérieurs en raison du tableau de bord qui présente facilement les indicateurs.
• J’aurais économisé énormément de temps et j’aurais mis beaucoup plus de qualité dans ma planification stratégique avec cet outil.  

Est-ce quelque chose qui vous parle?